L’organo di controllo è chiamato a svolgere l’attività di vigilanza sull’osservanza della legge e dello statuto e sul rispetto dei principi di corretta amministrazione da parte degli amministratori delle società. In particolare tale materia è regolata dagli articoli 2403 e seguenti per le S.P.A. e dagli art 2477 per le S.R.L..
Per quanto riguarda le verifiche relative alla vigilanza sulla legge e sullo statuto, l’organo di controllo al fine di svolgere adeguatamente il proprio lavoro, deve acquisire una serie di documenti e di informazioni utili.
L’attività del collegio sindacale in questo caso viene esercitata attraverso una serie di passaggi che possono essere riassunti nel modo seguente:
1) Richiesta informazioni all’organo amministrativo;
2) Richiesta di informazioni agli organi di controllo in presenza di società controllate;
3) Planning di richiesta periodica delle informazioni;
4) Operazioni di ispezione;
5) Operazioni di controllo;
6) Richiesta documentale al revisore legale;
7) Partecipazione alle riunioni degli organi sociali;
8) Esame dei verbali redatti in precedenza dall’organo amministrativo;
9) Esami redatti da precedenti collegi sindacali;
In presenza di rischi l’organo di controllo dovrà avvertire gli amministratori al fine di guidarli per rimuovere le violazioni denunciate.
Nell’ambito delle attività di vigilanza, il collegio sindacale deve partecipare alle assemblee dei soci, alle riunioni del CDA e, se presente, del comitato esecutivo.
In questa fase l’organo di controllo è chiamato a verificare se siano state osservate le formalità per la convocazione e se si rispetti la regolare riunione assembleare.
In presenza di irregolarità il collegio deve impugnare le delibere assembleari ed inoltre, qualora ravvisi che le decisioni dell’organo amministrativo possano sfociare in un eventuale dissesto aziendale, devono intervenire per cercare di correggere la decisione.
In ossequio a quanto disposto dal codice civile e dalle norme di comportamento il collegio sindacale può scrivere il suo dissenso e, ove ritenga opportuno, impedire con i mezzi a sua disposizione che una determinata scelta venga compiuta.
Giova ricordare, inoltre che l’organo di controllo deve effettuare la relazione delle attività di vigilanza che ha effettuato e che saranno oggetto di lettura dall’assemblea dei soci in sede di approvazione del bilancio di esercizio.
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