| Il periodo antecedente alla chiusura dell’esercizio è contraddistinto dalla fase di pianificazione della procedura di revisione delle conferme esterne da parte del Revisore legale, nella prassi più comunemente conosciuta come circolarizzazioni. La richiesta di conferma esterna è una verifica di dettaglio sui saldi: essa prevede il controllo dei saldi contabili che compongono il bilancio tramite il riscontro ottenuto da una fonte esterna (e indipendente dall’impresa). Questa fase coinvolge attivamente il Revisore e la società per diversi mesi dell’anno e permette di acquisire informazioni particolarmente utili per verificare numerose asserzioni di bilancio. |
La procedura di revisione delle conferme esterne è disciplinata dal Principio di Revisione Internazionale ISA Italia n. 505 dal titolo “Conferme esterne”. Il controllo consiste nel chiedere conferma in merito ad un saldo o ad altre informazioni contenute nel bilancio a soggetti esterni. La procedura coinvolge diverse tipologie di soggetti: clienti, fornitori, banche, agenti, legali, fiscalisti, società di leasing, consulenti del lavoro, ecc. Con il termine “conferma esterna” si identifica l’elemento probativo acquisito dal Revisore come risposta da parte del soggetto circolarizzato ricevuta in formato cartaceo o elettronico.
LE FASI DELLA PROCEDURA
Nei primi mesi dell’anno il revisore provvede all’invio di alcune lettere ai soggetti selezionati. Il contenuto delle lettere è differente a seconda del soggetto destinatario e prevede una scadenza entro la quale si invita il terzo a rispondere. Le risposte ricevute vengono vagliate direttamente dal Revisore legale e costituiscono a tutti gli effetti elementi probativi a sostegno del giudizio contenuto nella relazione emessa dal Revisore alla conclusione del proprio lavoro. Pertanto, vista la complessità e l’importanza del lavoro, la procedura di conferma esterna richiede di seguire determinate fasi operative consequenziali:
- Selezione dei soggetti da circolarizzare;
- Predisposizione delle lettere di conferma esterna;
- Invio delle lettere ai soggetti selezionati;
- Analisi e archiviazione delle risposte.
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La prima parte della procedura consiste nella selezione delle tipologie di soggetti a cui chiedere conferma esterna. La tipologia di soggetti da circolarizzare dipende dalla complessità dell’azienda, quindi pertanto, la selezione è legata all’attività di pianificazione generale del lavoro da parte del Revisore legale.
Il Revisore dopo aver identificato le categorie di soggetti da sottoporre alla procedura prosegue con la selezione delle posizioni specifiche da circolarizzare. In questo frangente il Professionista si avvale di un metodo di selezione soggettivo oppure di tecniche di campionamento (ad esempio: il metodo di campionamento per unità monetaria (MUS) o il metodo di campionamento stratificato). La seconda ipotesi è spesso utilizzata con popolazioni di soggetti molto numerose, soprattutto clienti, fornitori e agenti.
Il Revisore una volta selezionati i soggetti a cui rivolgere le richieste di conferma esterna procede con la predisposizione delle lettere, le quali devono possedere alcune caratteristiche peculiari, ovvero devono essere redatte su carta intestata della società e sottoscritte dal legale rappresentante.
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Nelle lettere è inoltre indicata una data entro cui il destinatario è tenuto a rispondere e un paragrafo in cui si specifica che le informazioni comunicate verranno utilizzate esclusivamente ai fini della revisione legale del bilancio d’esercizio e saranno conservati in archivi cartacei ed elettronici nel rispetto delle misure di sicurezza previste dal Regolamento UE 2016/679 (GDPR).
In merito al contenuto, le richieste di conferma esterna possono essere di due tipologie:
- Conferma positiva: si richiede al destinatario di rispondere in ogni caso al Revisore, a prescindere dalla concordanza o discordanza con le informazioni contenute nella lettera;
- Conferma negativa: si richiede al destinatario di rispondere al Revisore solo in caso di discordanza con le informazioni contenute nella lettera.
Nella prassi operativa vengono principalmente utilizzate le richieste di conferma positiva in quanto con quella negativa non si ha mai la certezza assoluta che la mancata risposta significhi concordanza oppure dimenticanza della risposta da parte del destinatario.
L’invio delle lettere deve essere effettuato dal Revisore legale (o comunque con una modalità che ne garantisca il suo controllo) utilizzando la posta elettronica oppure per mezzo della posta elettronica certificata.
L’ultima fase della procedura di revisione consiste nell’attività di monitoraggio delle risposte pervenute e non pervenute avvalendosi molto spesso di un documento riepilogativo in cui sono contenuti tutti i soggetti circolarizzati e per ciascuno lo stato di avanzamento del lavoro. Il Revisore all’atto di ricevimento della risposta controlla che vi sia esatta corrispondenza tra il contenuto della lettera e le risultanze contabili dell’impresa. Nel caso in cui vi sia differimento tra le due fonti informative sono necessari adeguati approfondimenti. Se per una o più posizioni il Revisore non ricevesse risposta, egli è tenuto a svolgere delle procedure alternative per confermare il saldo specifico esposto nella contabilità della società.
La procedura di revisione delle conferme esterne è di fondamentale importanza e grazie alla propria flessibilità operativa può essere definita come la procedura maggiormente utilizzata dai Revisori legali. Dal suo utilizzo si possono ricavare molteplici informazioni utili alla verifica di numerose asserzioni di bilancio riguardanti le classi di operazioni, i saldi contabili e la presentazione dell’informativa. Il punto di forza di questa procedura, se eseguita correttamente, è l’attendibilità elevata degli elementi probativi in quanto questi vengono acquisiti direttamente dal Revisore legale da soggetti terzi senza che si verifichi un’intromissione nel flusso operativo da parte della direzione e/o referenti aziendali.
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