Breve guida all’attività di vigilanza del del Collegio sindacale concetto ormai intrinseco alla definizione di collegio sindacale, il quale deve condurre questo tipo di verifica sulla base della diligenza professionale, nel rispetto dell’art. 2403 del codice civile e il d.lgs. 27 gennaio 2010, nr.39.
VIGILANZA SULL’OSSERVANZA DELLA LEGGE E DELLO STATUTO
Questa attività consiste nel verificare che gli atti sociali e le deliberazioni degli organi societari siano conformi alle leggi e alle disposizioni statuarie.
Il Collegio verifica che vengano rispettati i requisiti e le tempistiche, nonché la correttezza delle attuazioni delle assemblee dei soci, delle adunanze del Cda. Analizza anche l’informativa di bilancio in riferimento alla completezza, trasparenza e correttezza delle informazioni nonché il rispetto dei termini per la presentazione e deposito del fascicolo di bilancio.
L’attività di vigilanza si esplica nei controli riassunti nei seguenti punti:
- VIGILANZA SUL RISPETTO DEI PRINCIPI DI CORRETTA AMMINISTRAZIONE
Questa attività concerne la verifica delle operazioni poste in essere da parte degli amministratori delle società per cui si svolge tale controllo. In particolar modo il collegio sindacale “osserva” la correttezza del processo decisionale in coerenza con la legittimità delle scelte prese. E’ importante infatti che gli amministratori attuino i loro compiti adeguatamente alla dimensione, alla complessità, alle risorse e al patrimonio di cui la società dispone. E’ importante che non vengano intraprese azioni imprudenti, azzardate o palesemente rischiose tale da minare l’integrità del patrimonio aziendale e la gestione futura.
Per svolgere questa attività così complessa il Collegio può avvalersi del parere di consulenti esterni.
- VIGILANZA SULL’ADEGUATEZZA E SUL FUNZIONAMENTO DELL’ASSETTO ORGANIZZATIVO
Questa attività riguarda la verifica che il Collegio compie sulla struttura societaria.
E’importante infatti verificare che le funzioni aziendali siano adeguatamente ricoperte in relazione alla competenza e le responsabilità di ciascun soggetto aziendale.
Il Collegio verifica la separazione di poteri e la definizione di eventuali deleghe interne.
Si tratta di una attività molto articolata e complessa soprattutto quando si parla di PMI dove spesso vengono a mancare alcune informazioni utili come manuali delle procedure, deleghe di responsabilità chiare e univoche e addirittura, il alcune situazioni, un organigramma aggiornato.
- VIGILANZA SULL’ADEGUATEZZA E SUL FUNZIONAMENTO DEL SISTEMA CONTABILE
Questa attività prevede che il Collegio verifichi l’esistenza di procedure formalizzate relative all’amministrazione e alla registrazione contabile dei cicli acquisti e vendite, dei movimenti finanziari, delle operazioni societarie nonché delle rilevazioni inerenti il personale.
Le rilevazioni poste in essere dai soggetti aziendali devono essere portate a compimento nel rispetto di tempistiche dovute alle scadenze delle presentazioni telematiche e non dei diversi adempimenti. Il Collegio “osserva” inoltre l’eventuale utilizzo di professionisti esterni per la consulenza in materia fiscale e sul diritto del lavoro.
Vigilare sul funzionamento del sistema contabile vuol dire analizzare dati contabili ed extracontabili resi disponibili dall’azienda, effettuare apposite verifiche campionarie sui fatti di gestione e su come essi sono stati rilevati; vuol dire inoltre interfacciarsi con i vari responsabili aziendali.
- VIGILANZA SULL’ADEGUATEZZA E SUL FUNZIONAMENTO DEL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO
Il Collegio indaga in merito all’esistenza di un codice di condotta che definisca in maniera chiara e univoca come l’azienda intenda condurre il business di riferimento.
Vigila inoltre sull’esistenza di un piano strategico aziendale, compatibile con la dimensione, la natura e la complessità della società.
E’importante che gli amministratori ricevano, durante l’intero esercizio amministrativo, informazioni adeguate a monitorare in maniera continuativa gli obiettivi del management e le strategie intraprese.
Il Collegio indaga sull’esistenza da parte della direzione di procedure che vengono poste in essere per mitigare il rischio aziendale, che deve essere periodicamente monitorato individuando tra i tanti, i rischi più significativi per la natura e la complessità del business dell’azienda.
Quelle indicate in questo articolo rappresentano le attività tipiche del Collegio sindacale. Tuttavia, in relazione ai diversi scenari aziendali, alle dimensioni societarie, ai business di riferimento, all’ambiente esterno ed interno nonché alle caratteristiche intrinseche delle aziende, esistono numerose ulteriori verifiche che possono integrarsi a quelle esplicitate in questo estratto.
L’attività del sindaco è complessa ed è esercitata in maniera continua nel corso dello svolgimento dell’esercizio aziendale sottoposto a vigilanza. Al giorno d’oggi, essendo la materia così complessa e così articolata, può essere d’importante ausilio l’utilizzo di un software che affianchi il sindaco nell’attuazione delle sue funzioni.
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