Normativa relativa i Libri sociali
L’art.2421 del Codice Civile stabilisce che “oltre i libri e le altre scritture contabili prescritti nell’articolo 2214, la Società deve tenere:
- il libro dei soci, nel quale devono essere indicati distintamente per ogni categoria il numero delle azioni, il cognome e il nome dei titolari delle azioni nominative, i trasferimenti e i vincoli ad esse relativi e i versamenti eseguiti;
- il libro delle obbligazioni, il quale deve indicare l’ammontare delle obbligazioni emesse e di quelle estinte, il cognome e il nome dei titolari delle obbligazioni nominative e i trasferimenti e i vincoli ad esse relativi;
- il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, in cui devono essere trascritti anche i verbali redatti per atto pubblico;
- il libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione o del consiglio di gestione;
- il libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale ovvero del consiglio di sorveglianza o del comitato per il controllo sulla gestione;
- il libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo, se questo esiste;
- il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti [2415], se sono state emesse obbligazioni;
- il libro degli strumenti finanziari emessi ai sensi dell’articolo 2447 sexies.
- I libri di cui al presente articolo, prima che siano messi in uso, devono essere numerati progressivamente in ogni pagina e bollati in ogni foglio a norma dell’articolo 2215.”
Bollatura dei Libri sociali
I libri sociali devono essere bollati e numerati progressivamente, ente competente alla bollatura dei libri è la Camera di Commercio nella cui provincia è ubicata la sede legale del richiedente, anche se non iscritti nel Registro medesimo. Per le imprese plurilocalizzate, l’ufficio del Registro Imprese competente per la bollatura dei libri sociali o, nel caso venisse richiesta, dei libri contabili, è quello presso il quale è iscritta la sede legale.
Tale obbligo è stato soppresso dal 25 ottobre 2001 con la legge n. 383/2001 per il Libro giornale e il Libro degli Inventari, quest’ultimi devono solo essere numerati progressivamente prima della loro utilizzazione e per ciascun anno, con l’indicazione pagina per pagina dell’anno cui si riferisce. L’anno da indicare è quello cui fa riferimento la contabilità e non quello in cui è effettuata la stampa della pagina, nel caso in cui si eserciti la facoltà di bollare i libri e i registri contabili, la numerazione è progressiva per anno, con l’indicazione dell’anno in cui è effettuata la bollatura.
La tassa di concessione governativa e imposta di bollo
La tassa di concessione governativa o altrimenti detta tassa vidimazione dei libri sociali, è un adempimento obbligatorio per le spa, sapa, srl, società consortili, essa dev’essere versata per il primo anno d’inizio attività dalle società di capitali, con bollettino di conto corrente postale, sul c.c. 6007 intestato alla Agenzia delle Entrate, “Centro Operativo di Pescara, bollatura e numerazione libri sociali”, prima della presentazione della dichiarazione di inizio attività. Per gli anni successivi la tassa di concessione governativa verrà versata utilizzato un F24 utilizzando il codice tributo 7085. L’importo della tassa annuale di concessione governativa dipende dall’ammontare del capitale sociale o del fondo di dotazione al 1 gennaio dell’anno di riferimento, gli importi attualmente vigenti previsti dalla normativa sono:
• € 309,87 se il capitale sociale è pari o inferiore a € 516.456,90;
• € 516,46 se il capitale sociale supera € 516.456,90.
L’imposta di bollo è pari ad € 16,00 per ogni 100 pagine o frazione, per i seguenti soggetti:
• Società per azioni;
• Società in accomandita per azioni;
• Società a responsabilità limitata;
• Società consortili per azioni o a responsabilità limitata;
• Consorzi ed aziende di enti locali;
• Enti pubblici
Tale imposta è pari ad € 32,00 ogni 1000 pagine o frazione per seguenti soggetti:
• gli imprenditori commerciali
• le società di persone
• le società cooperative
• Mutue assicuratrici;
• G.E.I.E.;
• Società estere;
• Associazioni e fondazioni;
• Enti morali.
Il pagamento dell’imposta di bollo può essere assolta alternativamente in due modalità:
- mediante l’applicazione di marche da bollo che devono essere applicate nell’ultima pagina numerata, verranno poi annullate dall’ufficio.
- tramite modello F23, indicando al punto 6 “Ufficio o Ente” il codice “APD” e nel campo 11 utilizzando il codice tributo 458T denominato “imposta di bollo su libri e registri”, l’imposta di bollo deve essere assolta prima che il registro sia posto in uso, ossia prima di effettuare le annotazioni sulla prima pagina.
Controlli del Revisore Legale
Ai fini della Revisione Legale e dei controlli contabili trimestrali previsti dalla normativa e dalla natura dell’incarico, l’Auditor in seguito alla richiesta dei Libri Sociali possibilmente all’ultimo aggiornamento, deve:
- verificare il pagamento della tassa di concessione governativa tramite la lettura dell’F24 ad esso relativo, e contestuale registrazione in contabilità nella modalità corretta
- analizzare il contenuto dei libri sociali, la corretta bollatura effettuata nella Camera di Commercio di riferimento e pagamento imposta di bollo. Successivamente, il revisore deve verificare se vi siano stati cambiamenti nell’assetto organizzativo, patrimoniale, economico, finanziario della Società, oggetto di controlli più approfonditi attraverso la richiesta di ulteriori documenti, per esempio nel caso si sia verificata un fusione per incorporazione nell’anno sottoposto a controlli, l’Auditor dovrà richiedere il Bilancio della Società incorporata per verificare la percentuale di patrimonio netto corrispondente, le scritture di fusione e il progetto di fusione depositato.
- Infine, l’Auditor dovrà trascrivere un riassunto relativo il contenuto dei libri sociali come conferma di presa visione, controllo e lettura dei libri richiesti.
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