Il Consiglio Nazionale dei Commercialisti con la pubblicazione del documento “Verbali del Collegio sindacale di società non quotate” (luglio 2021) rielabora approfonditamente il documento “Verbali e procedure del Collegio sindacale” di aprile 2016[1], al fine di adeguarlo alle nuove Norme di comportamento del Collegio sindacale di società non quotate, applicabili dal 1° gennaio 2021.
In prossimità del periodo dedicato all’approvazione dei bilanci relativi all’esercizio 2020 e in considerazione delle numerose e rilevanti novità introdotte con la legislazione d’emergenza, il documento propone 55 schemi preordinati per coadiuvare i sindaci nello svolgimento della propria attività di vigilanza sin dal momento del loro insediamento. Detti schemi contraddistinguono i momenti salienti della vigilanza esercitata dal Collegio sindacale (non incaricato della revisione legale), come indicati dal Codice civile e dalle raccomandazioni contenute nelle nuove Norme di comportamento. In particolare:
- insediamento del Collegio sindacale;
- attività di vigilanza;
- riscontro di gravi irregolarità;
- operazioni sul capitale sociale;
- operazioni straordinarie e di liquidazione;
- crisi d’impresa.
Il medesimo documento individua alcuni nuovi schemi con riferimento:
- alla proposta motivata del Collegio sindacale per la nomina del revisore legale anche in presenza di unico offerente;
- alla richiesta di informazioni all’amministratore unico;
- alla vigilanza del Collegio sindacale della società conferitaria, in caso di conferimento d’azienda;
- alla vigilanza del Collegio sindacale in caso di affitto di azienda.
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L’adeguatezza e il funzionamento dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile: aspetti definitori
Si ricorda che l’art. 3755, comma 2, d.lgs. 14/2019 ha aggiunto, il nuovo comma 2 dell’art. 2086 c.c.[2]., ai sensi del quale l’imprenditore, che operi in forma societaria o collettiva, deve:
- istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato[3] secondo la natura e le dimensioni dell’impresa, anche in funzione della rilevazione tempestiva della crisi dell’impresa e della perdita della continuità aziendale;
- attivarsi senza indugio per l’adozione e l’attuazione di uno degli strumenti previsti dall’ordinamento per il superamento della crisi e il recupero della continuità aziendale.
Tale precetto di comportamento (tramite l’art. 3778, d.lgs. 14/2019) viene declinato dalle norme del Codice civile che disciplinano sia le società di persone che le società di capitali, ovvero:
- l’art. 2257[4], in materia di società di persone;
- gli artt. 2380 bis e 2409 novies in materia di società per azioni;
- l’art. 2475 in materia di società a responsabilità limitata.
In più, il primo comma di dette norme prevede che: “La gestione dell’impresa si svolge nel rispetto della disposizione di cui all’art. 2086, comma 2, c.c., e spetta esclusivamente agli amministratori, i quali compiono le operazioni necessarie per l’attuazione dell’oggetto sociale”.
Di conseguenza, l’assetto organizzativo, amministrativo e contabile può essere compreso nel complesso delle direttive, delle procedure e delle prassi operative di buona gestione, di natura amministrativa e contabile, atte a garantire che la capacità economico-finanziaria dell’impresa societaria a perdurare nel tempo, che si esprime nella gestione operativa adeguata. L’adeguatezza[5] potrà dirsi raggiunta quando l’assetto organizzativo sarà in grado di garantire correttamente l’operatività e la continuità[6] delle funzioni aziendali.
Da qui, l’obbligo di creare all’interno dell’azienda, proporzionalmente alle dimensioni della medesima, un complesso organizzato di:
- strumenti, di metodologie di rilevazione, di procedure;
- i ruoli, le responsabilità ed i presidi di controllo;
che consentano di comprendere la crisi prima che questa si materializzi, e di tutelare la continuità aziendale.
Al riguardo, le linee guida di Confindustria[7](ultima versione giugno 2021) assumono che: “una buona organizzazione abbia anche la finalità di condurre l’impresa al miglior risultato prevenendo allo stesso tempo condotte o comportamenti illeciti”[8].
Il legislatore adotta poi il criterio di adeguatezza degli assetti come misura della condotta riferita ai componenti degli organi di amministrazione e di controllo, al revisore legale dei conti, ai componenti degli uffici interni alla società e più in generale ai preposti alle ulteriori attività di controllo interno.
L’implementazione degli adeguati assetti ed il monitoraggio sul loro corretto funzionamento e sugli esiti delle verifiche rappresentano un obbligo (responsabilità diretta) dell’organo amministrativo, ed integrano i compiti di vigilanza del collegio sindacale che dovrà verificare che l’organo amministrativo monitori costantemente:
- l’adeguatezza dell’assetto organizzativo dell’impresa;
- il suo equilibrio economico-finanziario;
- il prevedibile andamento della gestione, segnalando eventuali indizi della crisi all’ organo amministrativo nonché, in difetto di concrete iniziative da parte di quest’ultimo.
In tale contesto, l’organo di controllo è quindi chiamato a verificare l’attività degli amministratori in materia di implementazione e valutazione degli assetti organizzativi e a segnalare gli indizi di crisi eventualmente rilevati nella sua attività di controllo, chiedendo notizie precise sulle contromisure adottate e vigilando sulla loro concreta attuazione.[9]
A ben vedere, è proprio qui che il legislatore ha riposto la fiducia nella centralità della funzione di controllo e di segnalazione, ampliando per le società a responsabilità limitata, le ipotesi di obbligatoria nomina del collegio sindacale.
L’attività di controllo del Collegio sindacale: check list e stesura dei verbali
Ai sensi dell’art. 2403 c.c. e della Norma 3.5 (delle “Norme di comportamento del Collegio sindacale di società non quotate”) l’organo di controllo vigila sull’adeguatezza e sul funzionamento dell’assetto organizzativo:
- acquisendo informazioni rilevanti per l’attività di vigilanza anche dal revisore/società di revisione legale dei conti, ove presente – Norma 5.3 (delle “Norme di comportamento del Collegio sindacale di società non quotate”); dall’internal audit, dove esistente; e dall’OdV, dove esistente, – Norma 5.4. e Norma 5.5 (delle “Norme di comportamento del Collegio sindacale di società non quotate”).
- le informazioni acquisite dovranno essere oggetto di riesame.
Il Collegio sindacale può avvalersi, qualora ritenuti necessari, di appositi test, anche eventualmente a campione, la determinazione delle metodologie di verifica è rimessa alla determinazione del Collegio stesso, in relazione alle peculiarità della realtà aziendale. Indipendentemente dalla metodica prescelta, si ritiene fondamentale e propedeutica alla stesura del verbale, lo svolgimento di un’attività di assesment dei rischi di gestione della società sottoposta a vigilanza. A tal proposito, nella fase di panificazione può essere utile l’utilizzo di un foglio di lavoro “check list” (come quello proposto di seguito).
A titolo esemplificativo, e non esaustivo, si rappresentano i dettagli di due fogli di lavoro “tipo”, distintamente redatti, il primo con riferimento alla valutazione d’adeguatezza e del funzionamento dell’assetto organizzativo, (a.), il secondo con riferimento alla valutazione d’adeguatezza e del funzionamento dell’assetto amministrativo e contabile, (b.), redatti utilizzando le funzionalità del programma Revisal:
Lo schema tipo di un verbale del Collegio sindacale sull’adeguatezza e sul funzionamento dell’assetto organizzativo, steso a seguito dell’attività di “check list”, può così essere rappresentato (scarica il modello).
Il verbale tipo sull’adeguatezza e sul funzionamento dell’assetto amministrativo e contabile, elaborato a seguito dell’attività di “check list”, potrebbe essere come questo (scarica il modello).
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[1] Si veda Peta, M., “Adeguati flussi informativi e disposizioni emergenziali sui verbali del Collegio sindacale”, Fisco e Tasse, La Revisione legale, 31 maggio 2021. https://www.fiscoetasse.com/approfondimenti/14167-adeguati-flussi-informativi-e-disposizioni-emergenziali-sui-verbali-del-collegio-sindacale
[2] Viene modificata la rubrica dell’art.2086 c.c., che passa da “Direzione e gerarchia dell’impresa” a “Gestione dell’impresa”.
[3] Cfr. De Simone, G.” L’adeguatezza dell’assetto organizzativo dell’impresa nel nuovo codice della crisi d’impresa e dell’insolvenza: il ruolo dei modelli organizzativi 231”
[4] Cfr. art 2257, comma 1, c.c. “… L’istituzione degli assetti di cui all’articolo 2086, secondo comma, spetta esclusivamente agli amministratori. Salvo diversa pattuizione, l’amministrazione della società spetta a ciascuno dei soci disgiuntamente dagli altri” (vigente dal 20 novembre 2020)
[5] In merito invece al canone di adeguatezza degli stessi assetti, né l’art. 2381 c.c. (per le spa), né l’art. 2475 c.c. (per le S.r.l., come novellato dal Codice della Crisi) e tantomeno il nuovo comma 2 dell’art. 2086 c.c. precisano cosa siano gli «assetti organizzativi, amministrativi e contabili» né quando questi possano considerarsi «adeguati»
[6] A tale proposito si veda il principio contabile OIC 11
[7] Cfr. Linee guida per la costruzione dei modelli di organizzazione gestone e controllo, giugni 2021.
[8] Rispetto a questa assunzione sono concordi anche il CNDCEC, l’ABI, il CNF
[9] Cfr. Danovi, A., Acciaro, G., Crisi d’impresa – Procedure di allerta e composizione assistita della crisi, in Il Sole 24 ore, 2/7, marzo 2019.
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