L’ adeguatezza dell’assetto organizzativo dell’ETS pesa sulla responsabilità dell’organo di controllo: principi e criteri applicativi.
L’art. 30, comma 6, del CTS[1], unitamente al principio dettato dall’art. 2403, primo comma, c.c., impone all’organo di controllo degli ETS, di verificare l’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile. In particolare, la norma recita: “l’organo di controllo vigila sull’osservanza della legge e dello statuto e sul rispetto dei principi di corretta amministrazione, anche con riferimento alle disposizioni del D.Lgs. n. 231/2001, qualora applicabili, nonché sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile e sul suo concreto funzionamento.….[2]”
Assunta la definizione di assetto organizzativo, dai principi consolidati del D.Lgs. n. 231/2001, come: “complesso delle direttive e delle procedure stabilite per garantire che, il potere decisionale sia assegnato ed effettivamente esercitato a un appropriato livello di competenza e responsabilità”[3], l’interrogativo immediato è duplice:
- quali sono le variabili da osservare;
- quando un Modello può definirsi adeguato e funzionante;
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Le norme di comportamento: principi e criteri applicativi
Il CNDCEC nel documento[4] sulle norme di comportamento dell’organo di controllo (Norme ETS…), ha individuato i principi ed i criteri applicativi più consoni agli enti, a presidio della responsabilità da inadeguatezza dell’organizzazione. In particolare, l’organo di controllo vigila sul processo decisionale degli amministratori, valutando l’idoneità del Modello rispetto: alle dimensioni, alla complessità, alle caratteristiche e alla natura dell’Ente, nonché alle modalità di perseguimento dello scopo ed alla conservazione del patrimonio minimo, nella prospettiva di funzionamento e di continuità dell’ETS. (Norma ETS 3.5).
Di conseguenza, l’adeguatezza dovrà valutarsi in funzione:
- dell’organizzazione gerarchica;
- della redazione di un organigramma dell’ente con chiara identificazione delle funzioni, dei compiti e delle linee di responsabilità;
- dell’esercizio dell’attività decisionale e direttiva dell’ente da parte dei soggetti ai quali sono attribuiti i relativi poteri;
- della sussistenza di procedure che assicurano l’efficienza e l’efficacia della gestione dei rischi, anche nello svolgimento delle attività che perseguono le finalità di interesse generale, e del sistema di controllo, nonché la completezza, la tempestività, l’attendibilità e l’efficacia dei flussi informativi (anche con riferimento agli enti e alle società direttamente o indirettamente controllate);
- delle procedure che assicurino la presenza di personale con adeguata professionalità e competenza a svolgere le funzioni assegnate;
- delle direttive e di procedure formalizzate, loro aggiornamento periodico ed effettiva diffusione;
- delle procedure e dei flussi informativi che, siano in grado di assicurare la tempestiva rilevazione di circostanze che, possano far sorgere significativi dubbi circa la capacità dell’ente di continuare ad operare come un’entità in funzionamento.
A ben vedere, la vigilanza ed il controllo devono privilegiare l’attenzione sulla completezza delle aree funzionali, sulla separazione e sulla chiara attribuzione delle competenze e responsabilità dei compiti, sulla definizione delle deleghe e dei poteri, con l’obiettivo di accertare l’esistenza di adeguate procedure interne, nonché di verificare l’adeguatezza e l’efficacia dei flussi informativi, generati rispetto alle finalità prescritte dalla normativa. È doveroso osservare che, nella prassi non è di fatto sempre netta la scissione delle attività, così come l’ordine cronologico delle stesse, tuttavia, la ratio delle citate norme di comportamento, è di dare evidenza alle fasi e delle attività principali che, si ritiene costituiscano parte essenziale per l’elaborazione di un modello idoneo.
L’evidenziazione di significativi rischi di inadeguatezza, dovranno essere oggetto di segnalazione all’organo di amministrazione per l’adozione di immediate azioni correttive. L’organo di controllo dovrà verificare di conseguenza, l’efficacia delle azioni correttive e nel caso in cui non siano ritenute sufficienti, ovvero in casi di urgenza, di particolare gravità o di avvenuto riscontro di violazioni, adottare le misure necessarie.
Le conclusioni dell’attività di vigilanza sono riassunte in un apposito paragrafo della relazione, e sottoposte all’organo assembleare, in occasione dell’approvazione del bilancio di esercizio[5].
Implicazioni ed aspetti operativi.
La normativa fa pesare sulla responsabilità dell’organo di controllo dell’ETS, l’adeguatezza ed il funzionamento di un modello, che a tutti gli effetti, a ben vedere, si rifa’ a quello societario[6]. Tanto è vero che, la costruzione di un assetto idoneo implica un procedimento più o meno complesso, che richiede diverse attività, in funzione della natura e degli obiettivi dell’ente. Data l’interdipendenza tra le dimensioni dell’ente e l’assetto organizzativo, la modesta dimensione può consentire assetti organizzativi più semplificati in ragione dei processi, del flusso informativo e delle competenze a presidio. Al crescere della dimensione, la struttura organizzativa sarà più articolata e, di conseguenza, aumenta l’esigenza di adottare procedure volte a monitorare i diversi processi.
E’ possibile che, ETS che non svolgono esclusivamente o prevalentemente attività d’impresa, non necessitano di assetti egualmente sviluppati. Ad ogni modo, spetta ai componenti dell’organo di controllo di vigilare sulla coerenza degli assetti, secondo la dimensione e la complessità dell’ente.
Vero è anche, che, l’adozione di un modello adeguato ed idoneo, richiede la cura dell’informatizzazione dell’ente ed il contenimento della manualità. Ciò permetterebbe di limitare la discrezionalità operativa e mantenere la coerenza dei comportamenti, conferire ordine all’attività dell’organizzazione, accrescere la capacità di coordinamento, nonché l’efficacia delle diverse strutture funzionali. Tuttavia, l’informatizzazione, così come le competenze, richiedono il sostenimento di nuovi oneri amministrativi e gestionali.
In più, un Modello idoneo, deve essere integrato da un adeguato assetto contabile e gestionale, e ad oggi non esiste un set normativo ad hoc per l’ETS. Di fatto, al di là degli schemi fissi, previsti dalla norma per la redazione del bilancio e della rendicontazione gestionale, gli enti dovranno dotarsi di una disciplina interna per integrare le regole contabili.
Invero, la ratio della riforma del Terzo Settore, è sostenere e rafforzare la crescita degli enti. Di conseguenza, sarebbe auspicabile che l’organo di controllo sia deontologicamente impegnato, e professionalmente abile ad interpretare la realtà in cui si colloca, garantendo, a presidio delle proprie responsabilità, il corretto funzionamento dell’ente, evitando l’appesantimento di oneri amministrativi o gestionali non strettamente necessari, o non funzionali al raggiungimento degli interessi generali. Una funzione di vigilanza e controllo interpretata diversamente, vanificherebbe l’intento del legislatore.
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[1] CNDCEC, “Le norme di comportamento degli organi di controllo del Terzo Settore”, Dicembre 2018.
[2]Cfr. Norma ETS 7.1, Documento del CNDCEC, già citato.
[3] La tecnica di rinvio del CTS alle norme civilistiche (Titolo V), in quanto compatibili, ascrive ad obbligo come per le società, l’istituto dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alla dimensione ed alla natura dell’ente, laddove ricorrano i presupposti dei commi 1,2,3,4, dell’art. 30, CTS.
[4] Codice del Terzo settore, ex D.Lgs. 117/2007
[5] Il comma 1, art. 30 c.c., continua “… Esso può esercitare inoltre, al superamento dei limiti di cui all’art. 31, comma 1, c.c. la revisione legale dei conti. In tal caso l’organo di controllo è costituito da revisori legali iscritti nell’apposito registro”,
[6] Cfr.CNDCEC, “Principi consolidati per la redazione dei modelli organizzativi e l’attività dell’organismo di vigilanza e prospettive di revisione del d.lgs. 8 giugno 2001, n. 231”, Dicembre 2018.
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