Assetti organizzativi e assetti amministrativo-contabili

Il rinnovato art. 2086 c.c. impone agli Amministratori di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa, anche in funzione della rilevazione tempestiva dei segnali di crisi e della perdita della continuità aziendale.
Particolare attenzione deve essere, quindi, riservata alle due diverse componenti che costituiscono tali assetti, e precisamente:
• l’assetto organizzativo, inteso come struttura organizzativa (persone e relazioni);
• l’assetto amministrativo-contabile, come l’insieme di procedure e strumenti che consentano lo svolgimento delle attività.
Sul tema si è espresso il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e
degli Esperti contabili con le Norme di comportamento n. 3.5 e n. 3.7 cui
si rimanda per ogni approfondimento sul tema.
Secondo quanto prescritto dall’art. 14 C.C.I.I., l’Organo di Controllo,
ai sensi dell’art. 2403 c.c., dovrà verificare costantemente che tali assetti
siano idonei ad assicurare la rilevazione tempestiva della crisi, esprimendosi anche sull’efficacia degli strumenti contabili e delle procedure amministrative adottate in azienda al fine di prevedere l’andamento della gestione nel breve e medio termine e di verificare regolarmente le condizioni di “continuità aziendale”.

L’articolo è tratto dal Libro Gli adempimenti di sindaci e revisori

L’adeguatezza dell’assetto organizzativo

L’assetto organizzativo dell’azienda è costituito dalla struttura organizzativa, quale insieme di relazioni gerarchiche tra le unità aziendali che consentono la distribuzione dei compiti alle persone e definiscono le loro mansioni.
In termini pratici, la struttura organizzativa è rappresentata da un organigramma, che descrive sinteticamente le funzioni ed i compiti delle unità e da un mansionario, che descrive le attività e ne regolamenta lo svolgimento (definito dalla descrizione puntuale delle mansioni affidate ad ogni singola unità organizzativa o a persone individualmente).
Secondo la Norma di Comportamento del Collegio Sindacale n. 3.5 , “per
assetto organizzativo si intende:

(i) il sistema di funzionigramma e di organigramma e, in particolare, il complesso delle direttive e delle procedure stabilite per garantire che il potere decisionale sia assegnato ed effettivamente esercitato a un appropriato livello di competenze e responsabilità,
(ii) il complesso procedurale di controllo”.

Un assetto organizzativo può in linea generale considerarsi adeguato secondo la Norma 3.5 citata se presenta una struttura compatibile alle dimensioni della società, nonché alla natura e alle modalità di perseguimento dell’oggetto sociale e ora anche “alla rilevazione tempestiva degli indizi della crisi e di perdita della continuità aziendale e possa quindi consentire, agli Amministratori preposti, una sollecita adozione delle misure più idonee alla sua rilevazione e alla sua composizione”.
In termini pratici occorrerà verificare se l’assetto organizzativo sia rappresentato in un organigramma aziendale e se:
1) vi sia una chiara identificazione delle funzioni, dei compiti e delle linee di responsabilità;
2) le attività decisionali e le direttive siano esercitate dai soggetti ai quali sono attribuiti i relativi poteri;
3) i meccanismi aziendali assicurino la presenza di personale con adeguate
competenze, tali da svolgere le funzioni assegnate;
4) esistano direttive e procedure aziendali, la cui diffusione sia assicurata a
tutta la struttura anche nella fase di loro aggiornamento;
5) sia assicurato un adeguato flusso informativo, anche con riferimento alle
società controllate.
Tra gli elementi da attenzionare, l’Organo di Controllo dovrà valutare periodicamente:
• la separazione e contrapposizione nei compiti e nelle funzioni;
• la chiara definizione delle deleghe o dei poteri per ciascuna funzione (mediante attività di controllo sulle informazioni da registro imprese);
• le attività poste in essere da parte di ogni responsabile al fine di verificare
il lavoro svolto dai collaboratori.

L’articolo è tratto dal Libro Gli adempimenti di sindaci e revisori

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