Nell’attività di revisione il collegio sindacale o il revisore unico o la società di revisione, al fine di ottenere “evidenze esterne” alla propria attività possono effettuare le cosiddette circolarizzazioni, ovvero, delle lettere inviate a tutti i fornitori, oppure, ad una determinata tipologia di fornitore identificata per numerosità di fatture oppure per fatturato rispetto ad un campione stabilito, al fine di verificare se il saldo contabile, corrisponda a quello esposto nella contabilità aziendale.
Giova ricordare che, la circolarizzazione via PEC, impone una verifica degli indirizzi PEC, che potranno essere verificati, per quanto attiene l’autenticità e l’accuratezza, utilizzando il sito www.inipec.gov.it
Il formato della lettera di conferma potrà essere un formato elettronico non modificabile tipo PDF/A, oppure sulle richieste di conferma in formato cartaceo, potrà essere apposta firma autografa del legale rappresentante ed il documento potrà essere successivamente trasformato nel suddetto formato elettronico non modificabile da allegare al messaggio PEC.
STANDARD LETTERA AI FORNITORI
(carta intestata società soggetta alla revisione legale) (Luogo, data)
Spett.le ………………… (indirizzo) …………….
In relazione all’attività di revisione del nostro bilancio al 31 dicembre xxxx,
Vi preghiamo di comunicare direttamente al seguente indirizzo oppure via Pec del nostro revisore legale (ai nostri revisori legali):
NOME SOCIETA’ DI REVISIONE/ REVISORE Via ………….., ….. Città ………… Cap ………… Telefono n. ………………… Fax n. …………….. Pec : ……………..…………. e per conoscenza a noi (Fax +39……….. oppure Pec : ………..),
un estratto conto della nostra partita sui Vostri libri specificando il saldo a Voi risultante alla data del 31 dicembre xxxx.
Per Vostra comodità, qualora abbiate difficoltà ad inviare una pec, alleghiamo una busta affrancata indirizzata ai nostri revisori.
Il completamento della verifica da parte dei nostri revisori richiede che la Vostra risposta pervenga al (nome o società) entro il ……………….
Ai sensi del D.Lgs. 196/2003, Vi informiamo che i dati assunti dai nostri revisori (nome o Società), saranno utilizzati esclusivamente ai fini della revisione legale del nostro bilancio e saranno conservati a cura degli stessi in archivi cartacei ed elettronici nel rispetto delle misure di sicurezza previste dal suddetto decreto. Il conferimento dei dati è necessario per consentire ai revisori di verificare la correttezza e la rispondenza dei dati contabili forniti dalla scrivente società. Si rinvia all’articolo 7 dello stesso decreto per i diritti spettanti all’interessato a propria tutela. Nel ringraziarVi per la cortese collaborazione, distintamente Vi salutiamo.
(Nome della Società)
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