Nuovi doveri del collegio sindacale nelle società quotate

Negli scorsi mesi Il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili (CNDCEC) ha redatto le norme di comportamento del collegio sindacale nelle società quotate, e dopo averlo posto in consultazione il testo è stato  approvato. Le nuove norme sono  entrate in vigore a partire dal 30 settembre 2015.

Nell’articolo si analizzano i nuovi doveri del Collegio sindacale secondo le Norme emanate dal CNDCEC

 Doveri del collegio sindacale nelle società quotate

L’articolo 2403 del codice civile, affermando che il collegio sindacale deve vigilare sull’osservanza della legge e dello statuto, sul rispetto dei principi di corretta amministrazione e sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo, contabile adottato dalla società e sul suo concreto funzionamento costituisce la disposizione che ispira il terzo capitolo delle norme di  comportamento emanade dal CNDCEC nel 2015.

E’ più corretto parlare di un’attività di vigilanza piuttosto che di controllo in quanto il collegio non deve limitarsi alla verifica a posteriori e periodica degli adempimenti e delle decisioni assunte ma deve estendersi ad una fase preventiva e concomitante.

I controlli del collegio sindacale devono essere effettuati sulla base della diligenza professionale richiesta dalla natura dell’incarico che determina una obbligazione di mezzi e non di risultato.

Nella propria attività di vigilanza il collegio applica una modalità di selezione dei controlli che tiene conto delle dimensioni e delle altre caratteristiche, anche organizzative, specifiche dell’impresa  e che è basata sull’identificazione e la valutazione dei rischi inerenti all’osservanza della legge e dello statuto nonché al rispetto dei principi di corretta amministrazione, determinando quindi i rischi generici e quelli specifici e attribuendo agli stessi una diversa intensità e periodicità di controllo .

L’identificazione e l’analisi dei rischi devono essere verbalizzate nella misura in cui non siano agevolmente desumibili dall’attività di controllo effettuata ovvero dai documenti.

Il  collegio, tenendo conto delle informazioni a sua disposizione, deve quindi esprimere un giudizio professionale in merito alla probabilità che i rischi siano eliminabili o riducibili ad un livello accettabile mediante l’applicazione di misure di salvaguardia.

Se il collegio ravvisa la necessità di tali misure esso deve richiedere all’organo amministrativo l’attuazione delle opportune azioni di miglioramento, la cui realizzazione va monitorata nel corso dell’incarico, al fine di verificarne l’efficacia. Nel caso in cui tali azioni non siano ritenute sufficienti, il collegio adotta le iniziative previste dalla legge per la rimozione delle violazioni.

Quanto all’attività di vigilanza sull’osservanza della legge e dello statuto essa consiste nella verifica della conformità degli atti sociali e delle deliberazioni degli organi sociali, delle procedure, dei metodi e degli strumenti adottati nello svolgimento dell’attività d’impresa alle leggi e alle disposizioni statutarie. (…)  Il collegio sindacale deve attuare una forma di vigilanza anche sul rispetto dei principi di corretta amministrazione che deve consistere nella verifica della conformità delle scelte di gestione ai generali criteri di razionalità economica posti dalla scienza dell’economia aziendale, riprendendo i contenuti della raccomandazione Consob del 20/02/1997.(…) Oggetto della valutazione dei sindaci non deve mai essere il merito, bensì il modo con cui si forma il processo decisionale degli amministratori.

Il collegio sindacale vigila all’inizio dell’incarico e nel corso di esso anche sull’adeguatezza e sul concreto funzionamento dell’assetto organizzativo della società, ovvero sul  complesso delle direttive e delle procedure stabilite per garantire che il potere decisionale sia assegnato ed effettivamente esercitato ad un appropriato livello di competenza e responsabilità.

Se la società è dotata di una funzione organizzativa di controllo interno, il collegio sindacale deve vigilare anche sull’adeguatezza del sistema di controllo interno definibile come l’insieme delle direttive, delle procedure e delle prassi operative adottate dall’impresa allo scopo di raggiungere, attraverso un adeguato processo di identificazione, misurazione, gestione e monitoraggio dei principali rischi, i seguenti obiettivi:

•         obiettivi strategici, volti ad assicurare la conformità delle scelte del management alle
•          direttive ricevute e all’oggetto che la società si propone di conseguire, nonché a garantire la salvaguardia del patrimonio aziendale e a tutelare gli interessi degli stakeholders;
•          obiettivi operativi, volti a garantire la efficacia e la efficienza delle attività operative
•          aziendali;
•          obiettivi di reporting, volti a garantire l’attendibilità e l’affidabilità dei dati;
•          obiettivi di conformità, volti a assicurare la conformità delle attività aziendale, alle leggi ed ai regolamenti in vigore.

 

Il collegio sindacale, nel vigilare sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, deve focalizzarsi sull’assetto amministrativo-contabile, definibile come l’insieme delle direttive, delle procedure e delle prassi operative dirette a garantire la completezza, la correttezza e la tempestività di una informativa societaria attendibile ed in accordo con i principi contabili adottati dall’impresa.

Un sistema amministrativo-contabile risulta adeguato se assicura la  completezza e correttezza dei dati economico-finanziari.

Il collegio sindacale vigila sull’osservanza da parte degli amministratori delle norme procedurali inerenti alla redazione, all’approvazione e alla pubblicazione del bilancio d’esercizio, del bilancio consolidato e della relazione sulla gestione (questi ultimi due se redatti).

Il collegio sindacale effettua un controllo sintetico complessivo volto a verificare che il bilancio sia stato correttamente redatto, poiché la verifica della rispondenza ai dati contabili spetta al  soggetto incaricato della revisione legale.

Qualora il collegio sindacale sia in possesso, in virtù della propria attività di vigilanza di notizie su determinati fatti o situazioni che incidono sulla rappresentazione in bilancio dpuò richiedere ulteriori chiarimenti e informazioni all’organo amministrativo ovvero al revisore legale, se presente.

 

Partecipazioni alle riunioni degli organi sociali

Il capitolo quattro evidenzia che i sindaci hanno l’obbligo di partecipazione informata ai Cda, ai comitati esecutivi e alle assemblee  al fine di vigilare sull’osservanza della legge e dello statuto e sul rispetto dei principi di corretta amministrazione ed in particolare di accertare che siano osservate le formalità e le norme, fissate dalla legge e dallo statuto, per la regolare convocazione e costituzione degli organi sociali e di verificarne il regolare svolgimento delle riunioni.

Il collegio sindacale è tenuto ad intervenire nel corso del dibattito, qualora ravvisi violazioni della legge o dello statuto della società ovvero dei principi di corretta amministrazione, manifestando il proprio motivato dissenso o le proprie riserve e chiedendone la relativa verbalizzazione. Qualora, nonostante tale dissenso dei sindaci, fossero assunte deliberazioni ritenute in contrasto con la legge o con lo statuto ovvero ancora nell’eventualità che le deliberazioni assunte non siano tempestivamente sostituite con altre conformi alla legge e allo statuto, i sindaci sono legittimati ad impugnare dette deliberazioni.

Tale dovere di partecipazione qualifica in modo così rilevante la funzione tanto da essere sanzionato con la decadenza nei casi previsti dalla legge.

I sindaci hanno l’obbligo partecipare all’assemblea dei soci e alle assemblee speciali degli azionisti mentre hanno la facoltà di scegliere se partecipare o meno all’assemblea degli obbligazionisti e dei portatori di strumenti finanziari.

Nel corso della riunione, i sindaci riferiscono all’assemblea in merito a:

·         le irregolarità significative, non sanate, di cui sono venuti a conoscenza, anche per il tramite delle segnalazioni del soggetto incaricato della revisione legale, se presente;

·         le denunzie presentate dai soci ai sensi dell’art. 2408 c.c.;

·         le denunzie proposte al tribunale ai sensi dell’articolo 2409 c.c.;

·         l’esercizio dell’azione di responsabilità contro gli amministratori ai sensi dell’art. 2393 c.c.;

·         le ulteriori iniziative eventualmente adottate dal collegio stesso.

Nell’assemblea dei soci convocata per l’approvazione del bilancio i sindaci devono riferire sull’attività di vigilanza svolta, sulle omissioni e sui fatti censurabili rilevati e formulare le proposte in ordine al bilancio e alla sua approvazione (art. 2429, comma 2, c.c.).

(…)

ESTRATTO DA “Le norme di comportamento del collegio sindacale nelle società quotate”  di Giorgio Gentili e Virginia Tosi  ne  LA CIRCOLARE DEL REVISORE n. 9 2015