Il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili (CNDCEC) ha redatto le norme di comportamento del collegio sindacale nelle società quotate, ponendo il documento in consultazione. Gli autori propongono di seguito un’analisi delle norme relative ai principali doveri in capo ai sindaci: dal dovere di denunzia dei fatti censurabili, a quello di partecipazione alle riunioni degli organi sociali. Nella seconda parte dell’articolo vengono invece trattati i poteri del Collegio Sindacale .
1. Il dovere di partecipazione alle riunioni degli organi sociali
Al fine di svolgere al meglio i propri poteri di vigilanza, i sindaci devono partecipare alle riunioni degli organi sociali e in particolare:
- alle Assemblee dei soci;
- alle riunioni del Consiglio di Amministrazione e del comitato esecutivo.
Il sindaco che non partecipa alla riunione è tenuto ad acquisire copia del verbale della riunione e ad acquisire le informazioni ritenute necessarie od opportune. Tale partecipazione è di grande rilevanza se si considera che il collegio può impugnare le deliberazioni degli organi sociali che non siano assunte in conformità alla legge o allo statuto.
Il collegio sindacale deve altresì accertare che siano osservate le formalità e le norme per la regolare convocazione e costituzione degli organi sociali e ne verifica il regolare svolgimento. Il collegio sindacale può anche intervenire nel corso del dibattito, qualora ravvisi violazioni della legge o dello statuto della società, chiedendone la relativa verbalizzazione.
Qualora, nonostante l’intervento dei sindaci, fossero assunte deliberazioni ritenute in contrasto con la legge o con lo statuto , i sindaci sono legittimati a impugnare dette deliberazioni dandone comunicazione alla Consob.
Nel caso di violazione dei principi di corretta amministrazione che non siano rilevati nel corso della riunione ma solo successivamente, i sindaci devono tempestivamente segnalare tale violazione all’organo amministrativo ovvero, in caso di inerzia, all’assemblea affinché assuma gli opportuni provvedimenti.
Al fine di una consapevole partecipazione alla riunione e della possibilità di tempestivi interventi, i sindaci prima della stessa devono essere adeguatamente informati e documentati. Laddove ciò non accadesse, essi possono far annotare nel verbale dell’adunanza il difetto di preventiva informazione.
Le opinioni espresse nel corso delle riunioni da membri del collegio devono essere espressione di un parere collegiale. Pertanto è opportuno che il sindaco che desideri intervenire nel corso della riunione si accerti preventivamente che la propria opinione rispecchi quella del collegio. In caso contrario deve precisare che l’opinione è espressa a titolo personale.
1.1 La partecipazione alle assemblee dei soci, alle assemblee speciali degli azionisti, alle assemblee degli obbligazionisti e dei portatori di strumenti finanziari
I sindaci hanno il dovere di partecipare all’assemblea dei soci e alle assemblee speciali degli azionisti mentre è loro facoltà partecipare all’assemblea degli obbligazionisti e dei portatori di strumenti finanziari.
Nel corso della riunione, i sindaci riferiscono all’assemblea in merito a:
- le irregolarità significative, non sanate, di cui sono venuti a conoscenza, anche per il tramite delle segnalazioni del revisore legale o della società di revisione;
- le denunzie presentate dai soci ai sensi dell’art. 2408 c.c.;
- le denunzie proposte al tribunale ai sensi degli artt. 152 t.u.f.;
- l’esercizio dell’azione di responsabilità contro gli amministratori ai sensi dell’art. 2393 c.c.;
- le ulteriori iniziative eventualmente adottate dal collegio stesso;
- l’attività di vigilanza svolta, le omissioni e i fatti censurabili rilevati nell’ambito dell’assemblea dei soci convocata per l’approvazione del bilanci. I sindaci possono anche formulare proposte e osservazioni in ordine al bilancio (art. 153 t.u.f.).
1.2 La partecipazione alle riunioni del Consiglio di amministrazione o del Comitato esecutivo
Nel caso di decisioni censurabili del comitato esecutivo ovvero del consiglio di amministrazione, il collegio sindacale può richiedere agli amministratori la tempestiva convocazione di tali organi ovvero dell’assemblea dei soci innanzi alla quale il collegio deve presentare apposita relazione che individui e descriva le violazioni riscontrate.
Nel caso in cui tale richiesta non venga recepita dagli amministratori, e per violazioni di rilevante gravità e e urgenza:
- il collegio ovvero anche un solo sindaco, previa comunicazione al presidente del consiglio di amministrazione, può provvedere direttamente alla convocazione del comitato esecutivo o del consiglio di amministrazione per gli opportuni provvedimenti;
- il collegio sindacale ovvero almeno due sindaci possono, previa comunicazione al presidente del consiglio di amministrazione, provvedere direttamente alla convocazione dell’assemblea al fine di informare tempestivamente i soci delle violazioni riscontrate.
In caso di inerzia degli organi sociali e dunque anche dell’assemblea, il collegio sindacale deve comunicare l’irregolarità riscontrata alla Consob e, se ricorrono i presupposti di cui all’art. 152 t.u.f., può proporre denunzia al tribunale.
Laddove la condotta degli amministratori appaia ai sindaci contraria alle norme di legge, di statuto e/o ai principi di corretta amministrazione sia derivato un danno alla società, ai creditori sociali o ai soci, il collegio sindacale può promuovere l’esercizio dell’azione sociale di responsabilità nei confronti degli amministratori (art. 2393 c.c.).
1.3 Partecipazione alle riunioni dei comitati interni
Nell’ambito dei loro doveri di vigilanza, al fine di acquisire adeguati flussi informativi, i sindaci devono partecipare anche ai lavori e alle riunioni del comitato controllo e rischi. Di norma, ai lavori dei comitati partecipa il Presidente del collegio sindacale ovvero altro componente designato ma ciò non esclude che gli altri sindaci possono parteciparvi. I sindaci che partecipano alle riunioni sono tenuti a dare notizia delle informazioni acquisite agli altri componenti del collegio sindacale.
Trovi l’ articolo completo nella SUITE DEL REVISORE: Circolare del Revisore N. 2 di FEBBRAIO 2015
2. I poteri del collegio sindacale
2.1 Atti di ispezione e controllo
2.2 Acquisizione delle informazioni dagli amministratori
2.3 Rapporti con l’organo amministrativo
2.4 Rapporti con il revisore legale o con la società di revisione legale
2.5 Rapporti con la funzione di controllo interno
2.6 Rapporti con l’organismo di vigilanza
2.7 Rapporti con gli organi di controllo delle controllate
2.8 Potere di convocazione dell’assemblea dei soci
2.9 Acquisizione di informazioni dal dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari
2.10 Acquisizione di informazioni dal comitato controllo e rischi
3. Il riscontro e la denunzia dei fatti censurabili
3.1 Riscontro di fatti censurabili
3.2 Denunzia ex art. 2408 c.c.
3.3 Denunzia ex art. 2409 c.c.
3.4 Azione di responsabilità
3.5 Comunicazione alla Consob
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