In collegio sindacale nello svolgimento del proprio mandato redige un verbale che viene trascritto nel libro delle adunanze e delle deliberazioni e sottoscritto dagli intervenuti. Il collegio sindacale cura la tenuta del libro delle adunanze e delle deliberazioni nel quale verranno trascritti i verbali delle riunioni e pertanto, sarà dato conto delle attività e degli accertamenti effettuati. In ossequio a quanto disposto dalle norme del c.c., la tenuta del libro deve rispettare quanto imposto dall’art 2421 del c.c. . Giova sottolineare che il libro delle adunanze e delle deliberazioni deve essere custodito presso la sede sociale oppure, presso altro luogo, purchè si avverta la società.
Tutte le riunioni devono essere effettuate trascrivendo il contenuto delle stesse nel libro. Nella verbalizzazione devono essere comunque osservate alcune regole quali:
1) Data e luogo della riunione;
2) i sindaci presenti e quelli assenti, con particolare evidenziazione data alla giustificazione dell’assenza del sindaco;
3) le persone che hanno preso parte all’assemblea e la loro qualifica;
4) i documenti pervenuti ed esaminati dal collegio;
5) le conclusioni e le eventuali delibere che sono state prese;
Giova evidenziare che, in assenza di norme specifiche, il libro delle adunanze e delle deliberazioni possa essere tenuto anche presso lo studio del presidente del collegio sindacale o di altro componente appartenente.
Non va sottaciuto che qualora il collegio ravvisi dei rilievi che verranno trascritti nel libro, è opportuno che avvisi tempestivamente l’organo amministrativo affinché verifichi la situazione ed agisca di conseguenza alle osservazioni effettuate.
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