Nel paragrafo 30.70 delle “Linee guida per l’organizzazione del collegio sindacale incaricato della revisione legale dei conti”, nella versione in pubblica consultazione sul sito del CNDCEC, viene ribadito un aspetto già chiaramente disciplinato dal D.Lgs. 39/2010: le carte di lavoro devono essere conservate per 10 anni dalla data di emissione della relazione al bilancio, con modalità tali da garantire la disponibilità, l’integrità e la riservatezza necessarie.
Con l’abolizione del libro della revisione, l’attività di controllo svolta è documentabile solo all’interno delle carte di lavoro, che forniscono l’evidenza degli elementi probativi a supporto della relazione emessa e documentano che l’attività sia stata svolta in conformità agli statuiti principi di revisione.
Ribadita la necessità di redigere e conservare le carte, all’interno del Collegio sindacale sorgono alcuni problemi operativi noti da tempo agli addetti ai lavori: essendo questo un organo plurimo e collegiale, chi deve farsi carico di conservare le carte e renderle allo stesso tempo fruibili a tutti i componenti?
Nel corso dell’incarico la questione è agevolmente superabile, e nella prassi è solitamente il Presidente del Collegio che si fa carico di tale incombenza, salvo accordi diversi con gli altri Sindaci. Ma al momento della scadenza del triennio, o alla cessazione dell’incarico, può accadere che uno o tutti i componenti del Collegio debbano essere sostituiti. Da quel momento in poi i singoli membri non avranno, in linea generale, alcuna occasione di incontro o collaborazione mentre in capo ad uno di essi potrebbe restare l’onere della conservazione decennale.
La linea guida 30.70 suggerisce, in tale evenienza, di verbalizzare nel libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale a chi sia stato assegnato l’obbligo di conservazione: al Presidente, ad un altro membro del collegio oppure, ipotesi non certo residuale, ad un soggetto esterno.
La prudenza tuttavia consiglierebbe ad ogni Sindaco di conservare una copia dei verbali trascritti nel periodo di incarico, unitamente ad una copia delle carte di lavoro e della documentazione di supporto. Tale soluzione appare la più efficace e razionale, soprattutto nel caso in cui le carte di lavoro siano digitalizzate e conservate in supporti informatici che garantiscano l’integrità e una agevole conservazione e consultazione delle stesse.
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