I poteri ispettivi e di controllo attribuiti dalla legge al collegio sindacale ed all’organo di controllo possono essere esercitati anche in via autonoma da parte del sindaco. Ciò senza pregiudicare il diritto degli altri membri del collegio ad esserne adeguatamente e tempestivamente informati.
Questo viene ribadito nelle raccomandazioni contenute nella norma di comportamento 5.1 per le società non quotate, pubblicata lo scorso 17 settembre 2015 dal Consiglio nazionale dei dottori commercialisti e degli esperti contabili, in vigore dal 30 settembre.
1. Disciplina normativa
L’articolo 2403-bis, comma 1, del codice civile stabilisce che i sindaci possono svolgere la propria attività di vigilanza attraverso atti di ispezione e controllo, anche in forma individuale.
Appare evidente, quindi, come il legislatore, non escludendo in alcun modo che i sindaci costituiscono un organo tipicamente Collegiale, attribuisca ai medesimi un potere individuale di ispezione e controllo.
D’altra parte, è opportuno sottolineare come il legislatore non dica alcunché su come possa essere fatta valere la responsabilità tra i vari componenti del collegio sindacale, in caso di omissione del dovere di vigilanza ex art. 2403 del codice civile, esercitato appunto, anche attraverso atti di ispezione e controllo.
Altresì, al comma 3 dell’articolo in commento viene precisato che l’attività ispettiva e di controllo svolta deve essere formalizzata, con trascrizione della sua verbalizzazione nel libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale, ex artt. 2421 e 2478 del codice civile, rispettivamente con riferimento alle S.p.A. ed alle S.r.l..
Quindi, il verbale conterrà il riassunto dell’attività svolta, i documenti pervenuti ed utilizzati, i dati e le informazioni raccolte.
2. Le norme di comportamento del collegio sindacale
Già nelle precedenti norme di comportamento del collegio sindacale, in vigore dall’1 gennaio 2012, come pure in quelle appena varate, il Consiglio nazionale suggerisce che i controlli e le ispezioni in via autonoma necessitano il coinvolgimento dell’organo collegiale.
Più specificatamente, la norma di comportamento 5.1 indica che nulla osta agli accertamenti effettuati dal singolo sindaco, essendo essi una propria prerogativa. Ma della sua attività di verifica ed acquisizione di informazioni, svolta in via autonoma, sarebbe opportuno che fosse data adeguata e preventiva informazione agli altri membri del collegio.
In tal maniera, la citata norma di comportamento suggerisce di demandare al collegio la decisione in merito.
Infatti, la natura propriamente collegiale dell’organo in parola comporta che le iniziative dei singoli sindaci dapprima siano condivise dal collegio, il quale dovrebbe essere invitato dal sindaco in commento ad attivarsi collegialmente nell’attività di ispezione e controllo.
D’altro canto, il singolo sindaco si attiverà in via autonoma, nel momento in cui il collegio sindacale, preventivamente informato, si esprima sfavorevolmente, piuttosto che non sia in grado di deliberare o non lo faccia.
Quindi, l’attivazione “in via sussidiaria” del sindaco è consigliata, anche e soprattutto, per esempio, nei casi di “indifferibile urgenza”, in ragione della funzione prettamente istruttoria delle attività di ispezione e controllo, prodromica ad una successiva deliberazione del collegio sindacale.
Delle risultanze di tali controlli compiuti individualmente dal singolo sindaco, deve esserne data poi pronta e completa informazione scritta al collegio. Come? Attraverso la verbalizzazione degli esiti degli atti di ispezione e controllo, con successiva trascrizione da effettuarsi nel libro delle adunanze e deliberazioni del collegio sindacale, ex art. 2421, comma 1, n. 5) del codice civile.
3. Responsabilità dei sindaci
Se dagli esiti ispettivi risulta un comportamento illecito, omissivo piuttosto che attivo, da parte degli amministratori, il sindaco che ha effettuato l’attività di ispezione e controllo, dopo averne riferito prontamente al collegio sindacale le risultanze, deve esortare lo stesso a che si attivi per deliberare gli opportuni provvedimenti. Tali azioni dovranno essere atte ad impedire (o mitigarne le conseguenze) azioni illegittime da parte degli amministratori. L’azione di sollecitare l’intervento dell’organo collegiale deriva dal dovere di vigilanza, dal quale discende a propria volta il dovere di attivazione dei sindaci.
Infatti, di fronte ad atti illegittimi degli amministratori, resi possibili dall’inadempimento al dovere di vigilanza ed attivazione da parte dei sindaci, tutti questi ultimi sarebbero responsabili in via solidale con gli amministratori. (cfr. Cassazione Civile, sentenza 14 maggio 2014, n. 10452, Cassazione Civile, Sentenza 14 ottobre 2013, n. 23233)
D’altro canto, in caso di difformità della deliberazione del collegio sindacale rispetto alla proposta di attivazione pervenuta da uno dei componenti dello stesso, che ha agito in via autonoma nell’attività di ispezione e controllo, si segnala che non vi è alcun disposto normativo atto a consentire al sindaco dissenziente di essere esentato dalla responsabilità solidale con gli altri sindaci. Tuttavia, l’art. 2404, al comma 4, permette a detto sindaco, che ha sollecitato invano l’attivazione dell’organo collegiale, di riportare nel verbale il proprio dissenso rispetto alla decisione del collegio, sebbene, a differenza di quanto disposto per gli amministratori (ex art. 2392, comma 3, del codice civile), tale iscrizione non è un esimente dalla responsabilità solidale con gli altri sindaci per omissione del dovere di vigilanza ed attivazione.
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